Es común que en un equipo de trabajo se creen listas de correo para el envío de información o la toma de algunas decisiones (aunque es importante destacar que no están pensadas para tal fin). Esta puede ser una buena opción para mantener un contacto constante y continuar o adelantar el trabajo entre reunión y reunión. Sin embargo, también se pueden generar algunos problemas:
- Crear conflictos si la información no es entendida por tod@s por igual.
- Saturar nuestra bandeja de entrada.
- Atascar decisiones si no tod@s responden a una pregunta.
- Etc.
Por eso, en base a nuestra experiencia, militancia en colectivos, asociaciones y foros participativos, nos parce acertado compartir algunas pistas que podrían ayudar a mejorar la coordinación de un equipo vía mail:
- Es importante leer los mensajes con atención. En ocasiones leemos los mail con demasiada velocidad o saltando palabras y párrafos. Sin embargo, cuando usamos las listas de correo dentro de un colectivo, cualquier información es importante y debe ser asimilada. Si no leemos con atención puede que nos saltemos una fecha importante, un tema al que luego se hará referencia en una reunión, unos datos relevantes…
- De la misma forma que debes leer tranquilamente un mail, también debes contestar sin prisas. Ten en cuenta que lo que escribas lo van a leer tus compañer@s y deben entender lo que quieras transmitir tal y como lo entiendes tú.
- Revisa antes de enviar. Puede que al leer de nuevo tu mail creas que algo no se ha explicado bien, te falten algunos datos o quieras añadir o quitar información. Todavía estamos a tiempo de hacer nuestro mensaje más entendible.
Distintos temas = distintos correos. Lo llamaremos hilos. Cada tema lo escribimos en un correo distinto con un asunto claro que le haga referencia, y así todos los correos que se contestan crean un “hilo” de conversación relativa sólo a ese tema. Manejar distintos temas en un mail lo hace largo y difícil de contestar en grupo. Además si cambias de tema, cambia el asunto. A veces iniciamos un correo recibido para iniciar otro hilo: cambia el asunto. A veces en la conversación el tema varía: debemos variar el asunto.- Pinchar en responder a todos cuando así lo queramos. Aunque tengamos una lista de correo creada, cuando escribimos desde nuestros mail a dicha lista, a l@s destinatari@s nos llegará como remitente una persona, no la lista. Por tanto, si solo respondemos de la forma habitual solo estaremos escribiendo al remitente.
- No esperes una respuesta inmediata. Un correo no es como un programa de mensajería instantánea así que tendremos que dar un tiempo razonable para que tod@s participen. Por otro lado, desde el punto de vista de l@s receptores, debemos saber que otr@s están esperando una respuesta por nuestra parte. Por tanto, hay que establecer un compromiso mutuo en el envío y recepción de respuestas, así como un equilibrio entre paciencia y esfuerzo por contestar lo antes posible.
- Preguntar cuando no entendamos algo. Es posible que una información no sea entendida por tod@s de la misma forma, o tengamos dudas en la interpretación de un mensaje de algún compañer@. Antes de seguir el debate, leer entre líneas o presuponer qué es lo que se dice, es mejor preguntar y pedir aclaraciones. Los problemas de comunicación dentro de los grupos de trabajo pueden dar lugar a conflictos internos graves.
- Un grupo de correo no es el espacio para la toma de cualquier decisión. En esa lógica, no es un sustituto a las reuniones presenciales, sino más bien un complemento para mejorar nuestra coordinación. Hay decisiones importantes que requieren ser tomadas desde lo presencial y, por tanto, deberemos esperar a que dichas reuniones tengan lugar.
- Responde, siempre responde. Aunque creamos que generamos “ruido” o aumentemos el número de mails, por otro lado y aunque no aportemos nada nuevo a la conversación, también debemos hacer llegar al resto del equipo (ya que puede que estén esperando nuestra opinión) que hemos leído una información, estamos de acuerdo o no con una decisión…
- Utiliza formatos de texto. Destaca palabras en negrita o con diferente color que permitan una primera lectura en diagonal. Organiza bien el contenido en distintos niveles (sirviéndote de las viñetas y numeración).
Además de lo comentado, conviene saber que existen unas normas de netiqueta generales de correo electrónico.
Muy interesante y muy útil, Adrián.
Si al comenzar a trabajar en un equipo nos pusiéramos de acuerdo en tener en cuenta estas recomendaciones avanzaríamos mucho en la coordinación real.
Lo tendré en cuenta a partir de ahora.
Saludos!
Gracias Laura! Nosotr@s también sufrimos en los equipos de trabajo problemas de comunicación derivados del mal uso de los correos electrónicos. Para que esto funcione, es clave lo que comentas de ponerse de acuerdo, y consensuar entre tod@s, éstas u otras formas de funcionar, de forma que tod@s interioricemos y sistemáticemos este funcionamiento.
Un abrazo!
Muchas gracias Adrián.
Soy Ani del «Miguel Hernnández». Carol me pasó tu artículo y el enlace y la verdad es que me ha encantado y creo que nos puede ayudar. Cada vez más estamos teniendo problemas por los grupos de wasap de familias e incluso de alumnado en el Centro. Es difícil gestionar estos conflictos porque no son visibles físicamente. Pienso que las críticas son buenas si son constructivas y llegan donde tienen que llegar o siguen su cauce; el problema es cuando una crítica da vueltas y vueltas y cuando llega ya no es una crítica constructiva sino un problema gigante que genera mucho malestar.
Desde la Comisión de Convivencia estamos pensando en hacer un decálogo del uso de esta herramienta. Creo que tu artículo nos vendrá muy bien.
Muchas gracias de nuevo.
Un saludo.
Ani
Muchas gracias Ani.
Me alegra que os sea de utilidad. Parece que el ese efecto «bola de nieve» siempre es difícil parar en este tipo de herramientas. Os animo a que hagáis ese decálogo de buenas prácticas, y si necesitáis ayuda no dudéis en contactar conmigo.
Un abrazo.
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¡Gracias! Muy organizadito todo. Ahora haría falta que todas las personas que comparten la misma lista tuvieran igual de presentes las recomendaciones… 😉
Gracias por el comentario! Efectivamente, estas cosas funcionan si las normas están interiorizadas por todo el grupo de trabajo. Para ello puede ayudar consensuar un decálogo propio entre todas las personas implicadas en un equipo de trabajo. Un abrazo.